Как спланировать день, в который помещаются дела
Список задач ещё не показывает, когда вы успеете их сделать. Начните с доступного времени, затем распределите дела между встречами. Вот как составить такой план вручную или в Ритмли.
1. Обозначьте границы дня и встречи
Выберите время начала и окончания. Сначала поставьте то, что привязано к часам: созвоны, приёмы, обед и перерывы. Если встреча заканчивается в другом месте, учтите дорогу отдельным интервалом. Эти части дня нельзя одновременно занять задачами.
Например, с 09:00 до 18:00 есть девять часов. Созвон с 11:00 до 12:00, обед с 13:00 до 14:00 и встреча с 16:00 до 17:00 оставляют шесть часов. Это несколько отдельных окон, а не один непрерывный рабочий день.
2. Оцените время каждой задачи
Запишите конкретный результат: «подготовить пять слайдов» проще оценить, чем «заняться презентацией». Укажите длительность и срок. Для незнакомой работы оставьте запас. Большое дело можно разделить на самостоятельные части, каждая со своей оценкой.
В нашем примере презентация на 90 минут, почта на 30 минут и отчёт на два часа займут четыре часа из шести свободных. Оставшиеся два часа можно сохранить для небольших дел, переключений и неожиданностей. Планировать все свободные минуты необязательно.
3. Найдите подходящие окна
Длинной задаче нужен достаточно большой непрерывный интервал. Поставьте презентацию на 09:00–10:30, почту на 10:30–11:00, отчёт на 14:00–16:00. Время после созвона и после последней встречи пока остаётся свободным. У важного дела с близким сроком приоритет выше, чем у задачи, которую можно спокойно сделать завтра.
В Ритмли добавьте встречи и задачи с длительностью: планировщик подберёт свободные окна с учётом введённых ограничений. Дело занимает одно окно целиком. Если подходящего интервала нет, оно появится среди задач, которые не поместились, и вы сможете изменить план.
4. Пересмотрите план, когда день изменится
Если появилась новая встреча, проверьте, какие задачи ещё реально закончить. Освободите время, уменьшите объём или перенесите дело на другую дату. Не сокращайте оценки только для того, чтобы список выглядел завершённым. В Ритмли можно посмотреть предложенное перестроение и подтвердить его.
Для работы над одним делом запустите таймер фокуса. Например, выделите 25 минут на первую часть презентации и сделайте паузу. Таймер помогает выделить время; он не оценивает вашу энергию и не заменяет отдых.
5. Закончите день коротким обзором
Отметьте завершённое, перенесите оставшееся и сравните оценку времени с тем, как прошёл день. Завтра используйте более точную длительность. Достаточно нескольких минут: цель обзора в том, чтобы следующий план был выполнимым, а не чтобы заполнять ещё один отчёт.
Календарь Ритмли открывается в браузере на компьютере и телефоне. Расписание можно выгрузить в ICS, а свои данные скачать из аккаунта. Экспорт файла не является двусторонней синхронизацией с другим календарём.
Попробуйте на своём дне
Создание новых аккаунтов временно недоступно. После возобновления регистрации новый подтверждённый аккаунт получает пять дней пробного доступа без карты и автоматических списаний. Продолжение предусмотрено по подписке; приём оплаты сейчас временно недоступен. После окончания доступа календарь можно просматривать и экспортировать ещё 30 дней, затем без продления его данные удаляются.